A Copapel Higiene e Limpeza é a maior empresa fornecedora de produtos e serviços para higiene e limpeza profissional do sul do Brasil. Atuando há mais de 40 anos no mercado, atende a todos os segmentos através das 8 unidades instaladas na região sul. Em parceria com a Allia, rede colaborativa que integra os distribuidores independentes de cada região do país, está presente também em outros estados brasileiros.

O propósito da Copapel é auxiliar seus clientes na realização da higienização perfeita – oferecer o melhor serviço para a necessidade específica de limpeza, não apenas vender um produto. Mas para chegar a essa perfeição, a entrega deve ser realizada com sucesso, respeitando os prazos e sem eventuais problemas. Diante disso, a empresa foi atrás de soluções para melhorar os processos.

Principais problemas na operação

Com o crescimento da empresa nos últimos anos, cresceu também a necessidade de tecnologias para estruturar os processos. Não havia visibilidade das entregas, as rotas eram traçadas a mão – o que custava tempo e dinheiro, e muitas vezes os motoristas executavam sem consultar GPS, apenas seguindo seus conhecimentos do trajeto, entrando em rodovias com muito trânsito e atrasando as entregas.

A Copapel também notou um gasto desnecessário com horas extras para os motoristas. “Eles chegavam no fim do dia e ficavam até 3h a mais para fazer a baixa das notas, criar a rota do outro dia na mão, nota a nota, fazendo o sequenciamento das entregas”, conta Jonatan Benkendorf, gerente de operações da empresa. Ainda, como a empresa trabalha com produtos de limpeza, é fundamental que seus veículos estejam sempre em bom estado, então a limpeza dos veículos fica para o fim do expediente também, por conta dos motoristas. 

Ao colocar no papel e fazer o cálculo de hora extra vezes os vários motoristas da empresa, Jonatan notou que com o auxílio de uma ferramenta que agilizasse os processos, esse dinheiro poderia ser investido em melhorias para o dia a dia dos motoristas. Em busca da solução do problema, encontrou no sistema AgileProcess a agilidade na criação das rotas que precisava e a visibilidade em tempo real das informações, principalmente nos comprovantes de entrega.

Soluções encontradas

Para reduzir os gastos com combustível, o tempo manual de sequenciamento das rotas e as horas extras dos motoristas, o roteirizador de entregas da AgileProcess possibilitou a criação de rotas mais assertivas e eficientes, evitando caminhos extras e reduzindo os quilômetros rodados. Já os comprovantes digitais enviam as informações das entregas em tempo real para a base, o que tirou a necessidade de ficar até mais tarde para dar baixa nas notas e ter mais tempo para limpeza do caminhão sem ultrapassar a jornada de trabalho normal. 

Em 2019, a Copapel participou do Diálogo Global da Fundação das Nações Unidas, um evento de alto nível realizado na sede da ONU, na cidade de Nova York, onde reforça a importância e promove engajamento aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS),  e após esse momento, a empresa tem intensificado suas ações junto à sociedade, sendo uma das formas de colaboração junto aos ODS, gastar menos combustíveis fósseis e diminuir a emissão de gases poluentes para realizar as entregas. Para Jonatan, ao rodar menos para realizar as entregas com o auxílio do roteirizador, a empresa já avançou neste quesito.

“Chegamos a uma média de 15 a 20% de km rodados a menos por mês, o que deu uma diferença muito grande para a operação quando somado”, conta Jonatan. Em uma comparação com meses anteriores, o gestor aponta que houve uma economia de quase mil litros de combustível em toda a operação, valores que são investidos em outros pontos de melhorias, como investimento na frota e implantação de novas tecnologias.

Com o sequenciamento das rotas planejado com antecedência pelo sistema, os motoristas realizam as entregas com mais segurança e sem erros de percurso. Ao seguir o trajeto no GPS com calma, eles não se confundem com as rotas, o que diminui curvas bruscas para entrar em alguma rua ou a busca por atalhos para cumprir os prazos, que possibilitam entrar em ruas perigosas e desconhecidas, aumentando o risco de assaltos ou acidentes. 

Para diminuir a resistência dos motoristas às novas tecnologias, a empresa buscou implementar medidas de conscientização e envolveu auxiliares mais jovens, acostumados com as tecnologias, para apoiar os motoristas. Atualmente, mesmo os motoristas mais resistentes já aprenderam a usar e estão acostumados com a facilidade do sistema no dia a dia. 

Após a implantação do roteirizador em todas as operações da empresa, os principais benefícios que Jonatan destaca são:

→ Redução de 15 a 20% nos quilômetros rodados, o que impacta no orçamento da empresa e no objetivo de ser mais sustentável;

→ Acompanhamento das entregas em tempo real, permitindo realizar ações para facilitar as rotas e tomar decisões mais rápidas, sabendo exatamente onde cada veículo está;

→ Comprovantes digitais que enviam informações em tempo real para o cliente, assim o cliente fica informado do horário que será realizada a entrega, evitando desencontros, e o transportador recebe o comprovante automaticamente;

→ Redução das horas extras, o que permite ao motorista fazer a limpeza do caminhão e ainda ir para casa mais cedo e descansar;

→ Percentual de notas que voltavam no fim do expediente, de 2% caiu para menos de 1%, evitando problemas comerciais com pedidos não entregues;

→ Usabilidade da ferramenta e do aplicativo dos motoristas, que não podem perder tempo na estrada.

Para entregar ainda mais informações aos clientes e entregar mais soluções, em breve será implementado o sistema live tracking da AgileProcess, que envia um SMS para o cliente com informações da entrega e a possibilidade de reagendar em casos de imprevisto, evitando reentregas.

Fonte: Agile Process